Centre de compétences : Création d’un onboarding hybride

Pourquoi créer un onboarding hybride ? Le contexte client

Un client d’Apside Toulouse développe des logiciels de gestion (ERP) pour des établissements de santé. La demande du client était de proposer un format en Centre de Compétences, où le prestataire assure le niveau de compétences des collaborateurs.

Apside a été retenu en tant que prestataire principal, ainsi que deux autres sous-traitants secondaires, pour travailler sur ce Centre de Compétences.

Dans le cadre de la réponse, l’un des aspects consistait à la formation des collaborateurs amenés à travailler sur le projet, quelle que soit l’entité à laquelle ils sont rattachés. La volonté du client était de sous-traiter l’animation de la formation présentielle réalisée par les internes qui durait alors 24 heures.

Apside a proposé un parcours hybride, avec des contenus de formation e-learning correspondant à 3 heures d’onboarding ainsi qu’une formation présentielle sur un logiciel de 18 heures. Ce format a été privilégié pour à la fois optimiser le temps de formation en présentiel (focaliser le présentiel sur les travaux pratiques avec la plus-value d’un formateur), et d’autre part permettre aux apprenants de se former à leur rythme, où qu’ils soient. Il s’agissait enfin de leur transmettre des informations pratiques sur la vie quotidienne au sein des locaux du client, telles que les activités et lieux de restauration aux alentours.

Notre équipe au service de l’onboarding hybride

Pour répondre à ce besoin, 5 collaborateurs d’Apside ont été mobilisés :

• Le responsable du Centre de Compétences de Toulouse a échangé avec le client, structuré le parcours d’onboarding hybride et construit les contenus de la formation sur le logiciel ciblé. Il se charge également du suivi administratif des apprenants (convocations, attestations de réussite…).
• Deux collaborateurs ont créé 3 cours e-learning : le cours Welcome Guide contenant la présentation du client et de son contexte à partir d’un document rédigé par le responsable du Centre de Compétences Apside, un cours de découverte de Rally, un outil utilisé par le client, et enfin un cours sur la stratégie de renouvellement de l’entreprise.
• Le rôle de formateur Apside a été tenu par le responsable du Centre, afin d’animer la partie présentielle du dispositif (pour la première session).
• L’ingénieure pédagogique digitale d’Academy by Apside, l’académie d’entreprise du groupe, a accompagné les différents acteurs pour concevoir et réaliser les contenus du parcours.
• Enfin, le Digital Learning Manager d’Academy by Apside s’est chargé de la création d’un espace dédié au client et des comptes utilisateurs au sein de la plateforme e-learning d’Apside, qui utilise myskillcamp.

Création d’un onboarding hybride : les étapes du projet

1. Analyse de l’existant à partir des documents fournis par le client et de la participation à la formation présentielle animée jusqu’alors par le client
2. Structuration du dispositif hybride et des différents cours le composant au moyen de storyboards
3. Formation et accompagnement des concepteurs à la création de cours pour la LXP myskillcamp par l’équipe d’Academy by Apside
4. Création des contenus et supports de formation, recette de ceux-ci en interne et par le client dans une démarche d’amélioration continue
5. Création de l’espace dédié aux sous-traitants du client, mise à disposition des cours e-learning
6. Animation de la première session de formation présentielle les 1, 2 et 3 décembre 2021 pour deux collaborateurs d’Apside et deux sous-traitants (participation du client pour valider l’aspect pédagogique des formateurs)

Création d’un onboarding hybride : les résultats obtenus

Grâce au travail effectué, toutes les équipes du centre de compétences, qu’elles proviennent d’Apside, ou d’un autre sous-traitant, suivent un dispositif d’onboarding hybride, adapté à leurs contraintes géographiques et favorisant la formation en présentiel pour les dimensions les plus techniques. Le formateur est ainsi mobilisé sur un temps plus court, et sur des sujets où son expertise est la plus bénéfique. Un espace dédié sur la plateforme myskillcamp a été créé pour que chacun puisse suivre les différents cours e-learning, et 17 personnes, dont 4 sous-traitants externes à Apside et 2 personnes en portage, ont ainsi été formées depuis la création du dispositif. Il est prévu de poursuivre avec 1 session par mois pendant 6 mois, pour 4 à 5 apprenants en moyenne par session. Enfin, les éléments contenus dans les cours e-learning, notamment le Welcome Guide, n’étaient pas formalisés jusqu’ici par le client. En résumé, un gain de temps important pour notre client, avec une meilleure opérationnalité de ses sous-traitants !